Hướng Dẫn Mua Hàng Dành Cho Dự Án M&E
Hướng dẫn mua hàng tại Zencomex từ bước xác định quy cách, gửi bản vẽ hoặc BOQ đến xác nhận báo giá, sản xuất, giao nhận và hồ sơ chất lượng. Quy trình phù hợp với nhà thầu M&E, chủ đầu tư, nhà máy và đơn vị thi công cần kiểm soát rõ thông số kỹ thuật.
Chọn hình thức mua hàng phù hợp
Đơn hàng tiêu chuẩn và đơn hàng gia công có mức độ thông tin khác nhau. Chọn đúng hướng ngay từ đầu giúp Zencomex phản hồi nhanh và hạn chế phải điều chỉnh báo giá.
Mua sản phẩm theo quy cách có sẵn
Phù hợp khi khách hàng đã xác định rõ tên hàng, kích thước, vật liệu, số lượng và yêu cầu hoàn thiện.
- Gửi mã hàng hoặc liên kết sản phẩm cần mua.
- Ghi rõ quy cách, số lượng và địa điểm giao nhận.
- Xác nhận yêu cầu CO/CQ hoặc chứng từ ngay khi hỏi giá.
- Kiểm tra báo giá và thời gian đáp ứng trước khi đặt hàng.
Đặt sản xuất hoặc gia công theo bản vẽ
Phù hợp với thang máng cáp, hệ treo, grating, sàn thao tác và cấu kiện cần sản xuất theo yêu cầu dự án.
- Gửi bản vẽ PDF/DWG, BOQ hoặc hình ảnh vị trí lắp đặt.
- Nêu rõ vật liệu, chiều dày, tải trọng và xử lý bề mặt.
- Xác nhận dung sai, phương án liên kết và yêu cầu đóng gói.
- Duyệt quy cách trước khi Zencomex triển khai sản xuất.
Từ yêu cầu kỹ thuật đến bàn giao hàng hóa
Mỗi bước đều có điểm xác nhận rõ ràng để hai bên thống nhất phạm vi cung cấp, trách nhiệm và tiến độ thực hiện.
Gửi yêu cầu
Gửi tên hàng, quy cách, số lượng, bản vẽ hoặc BOQ và địa điểm giao.
Đối chiếu kỹ thuật
Zencomex kiểm tra thông tin, làm rõ điểm thiếu và đề xuất phương án phù hợp.
Xác nhận báo giá
Hai bên thống nhất quy cách, giá, thuế, giao hàng, thanh toán và chứng từ.
Sản xuất hoặc chuẩn bị
Đơn hàng được triển khai theo nội dung và tiến độ đã xác nhận.
Giao nhận & đối chiếu
Kiểm nhận số lượng, tình trạng, nhãn hàng và hồ sơ theo cam kết.
Chuẩn bị gì để nhận báo giá chính xác?
Thông tin càng rõ, thời gian đối chiếu càng ngắn. Nếu chưa đủ dữ liệu, Zencomex sẽ hỗ trợ xác định thông số cần thiết trước khi chốt phương án.
Danh mục và khối lượng
Tên sản phẩm, mã hàng nếu có, quy cách từng dòng và số lượng hoặc BOQ cần báo giá.
Bản vẽ và thông số kỹ thuật
File PDF/DWG, kích thước, vật liệu, độ dày, tải trọng, bề mặt và phương án liên kết.
Địa điểm và điều kiện giao nhận
Địa chỉ công trình, thời điểm cần hàng, điều kiện bốc dỡ và yêu cầu chia đợt giao nếu có.
Hồ sơ và yêu cầu nghiệm thu
Nêu rõ CO/CQ, chứng chỉ vật liệu, biên bản hoặc yêu cầu kiểm tra cần nằm trong phạm vi cung cấp.
Thông tin xuất hóa đơn
Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và email nhận hóa đơn để hạn chế điều chỉnh sau giao dịch.
Tìm nhanh nhóm vật tư Zencomex cung cấp
Gửi trực tiếp liên kết sản phẩm hoặc tên nhóm vật tư để đội ngũ kinh doanh tiếp nhận đúng bộ phận và phản hồi nhanh hơn.
Những nội dung cần kiểm tra trong báo giá
Báo giá hoặc xác nhận đơn hàng là căn cứ quan trọng để sản xuất và giao nhận. Khách hàng nên rà soát đầy đủ trước khi xác nhận.
Quy cách và phạm vi cung cấp
Đối chiếu tên hàng, kích thước, vật liệu, bề mặt, phụ kiện, dung sai và tiêu chuẩn đã thống nhất.
Giá, thuế và thanh toán
Kiểm tra đơn giá, VAT, hiệu lực báo giá, lịch thanh toán và điều kiện thay đổi khối lượng.
Tiến độ và giao nhận
Xác nhận thời gian đáp ứng, địa điểm giao, số đợt giao, bốc dỡ và người đại diện nhận hàng.
Bản vẽ, quy cách hoặc mẫu đã xác nhận là căn cứ triển khai. Thay đổi sau khi bắt đầu sản xuất có thể ảnh hưởng đến giá, tiến độ và chi phí phát sinh.
Kiểm nhận để bảo đảm quyền lợi hai bên
Người nhận nên kiểm tra ngay các dấu hiệu có thể quan sát được và ghi nhận đầy đủ nếu phát sinh thiếu hụt, sai khác hoặc hư hỏng khi vận chuyển.
Kiểm đếm và nhận diện
Đối chiếu số kiện, số lượng, nhãn hàng, quy cách trên phiếu giao hoặc chứng từ liên quan.
Kiểm tra tình trạng bên ngoài
Quan sát bao bì, biến dạng, trầy xước hoặc hư hỏng có thể nhận biết trước khi ký.
Lập biên bản khi có sai khác
Ghi rõ tình trạng, số lượng và chụp ảnh để Zencomex có cơ sở phối hợp xử lý nhanh.
Câu hỏi thường gặp khi mua hàng
Điều kiện cụ thể của từng đơn hàng được xác nhận trong báo giá, PO hoặc hợp đồng.
Trao đổi với ZencomexZencomex có nhận gia công theo bản vẽ riêng không?
Có. Khách hàng nên gửi bản vẽ, BOQ, vật liệu, xử lý bề mặt, số lượng và yêu cầu nghiệm thu để đối chiếu trước khi báo giá.
Báo giá có bao gồm vận chuyển không?
Chi phí phụ thuộc địa điểm, khối lượng, phương tiện và điều kiện bốc dỡ; sẽ được thể hiện hoặc xác nhận riêng trong báo giá.
Thời gian giao hàng được tính như thế nào?
Thời gian được xác định theo loại hàng, khối lượng, gia công, vật liệu và lịch sản xuất tại thời điểm xác nhận đơn.
Có thể thay đổi quy cách sau khi đặt hàng không?
Zencomex sẽ kiểm tra tình trạng thực hiện và phản hồi khả năng điều chỉnh, chi phí và tiến độ phát sinh.
Đơn hàng có đi kèm CO/CQ không?
Hồ sơ phụ thuộc loại sản phẩm, nguồn vật liệu và yêu cầu đã thống nhất. Khách hàng cần nêu rõ ngay từ bước hỏi giá.
Nếu hàng giao có sai khác thì xử lý thế nào?
Ghi nhận tình trạng, số lượng và hình ảnh, sau đó liên hệ Zencomex. Phương án xử lý được xác định theo nguyên nhân và thỏa thuận đơn hàng.
Gửi bản vẽ hoặc BOQ để Zencomex hỗ trợ phương án vật tư
Zencomex tiếp nhận yêu cầu từ nhà thầu, chủ đầu tư và nhà máy, đối chiếu quy cách trước khi lập báo giá và triển khai đơn hàng.
Nội dung hướng dẫn mang tính tổng quát. Báo giá, đơn đặt hàng, xác nhận kỹ thuật hoặc hợp đồng được ưu tiên áp dụng cho từng giao dịch cụ thể.
